FA-I-6

Éléments de compte rendu de la médiation

 

Dans les huit jours suivant la rencontre avec l’auteur de la plainte ou de la réclamation, le médiateur en adresse le compte rendu au Président de la Commission des Relations avec les Usagers et de la Qualité de la Prise en Charge (CRUQPC) qui le transmet sans délai, accompagné de la plainte ou de la réclamation, aux membres de ladite commission ainsi qu’au plaignant (art. R. 1112-94 du CSP).

Il s’agit donc pour le médiateur, d’élaborer le compte rendu de la rencontre ; de le transmettre à la CRUQPC dans les 8 jours suivant la rencontre ; de veiller à ce que le bilan annuel de la CRUQPC prenne en compte chaque médiation et chaque action d’amélioration.

L’obligation d’un compte-rendu écrit interroge la question de la confidentialité. Condition essentielle de la médiation, elle autorise la liberté de parole et une expression des émotions parfois intenses.

Le compte-rendu peut être rédigé à la fin de la rencontre de médiation dans une élaboration conjointe, disant ce que la médiation leur a permis de comprendre, exposant les points d’accord et de désaccord éventuels auxquels les parties prenantes sont parvenues. Il doit se limiter exclusivement au rappel des éléments factuels.

Si le médiateur rédige seul le compte-rendu, a posteriori, il est indispensable que les parties en aient connaissance et l’approuvent avant sa diffusion. En effet, une reformulation inadéquate peut choquer, voire réactiver un conflit par un sentiment d’incompréhension persistante.

La plus grande prudence s’impose dans la rédaction, s’agissant particulièrement de la qualification des faits, dans la mesure où ce document peut être produit dans le cadre d’une procédure amiable ou contentieuse. Le compte rendu doit être court et les guillemets doivent être utilisés pour signifier la subjectivité des déclarations.

Éléments de compte-rendu :

  • liste des parties prenantes, lieu d’accueil, date, heure, durée ;

  • analyse détaillée et hiérarchisée des motifs et du vécu du sujet tels qu’ils ont été présentés dans la réclamation écrite ;

  • informations données, factuelles, recueillies lors de l’entretien confirmant ou précisant celles de la réclamation écrite ;

  • reformulation et classement des griefs ;

  • les principaux points de la conclusion de l’entretien, rappelés par le médiateur et acceptés par les parties prenantes destinés à être présentés en commission ;

  • description de l’ambiance, du dénouement de la médiation, perspectives.

 

 

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